Karyeranızın bir nöqtəsində, yəqin ki, sizdən bir işçi, dost və ya işlədiyiniz biri üçün istinad məktubu təqdim etməyiniz istənəcək. Zamanı gələndə təsirli bir tövsiyə məktubunu necə yazacağınızı bilmək vacib olacaq (istinad məktubu kimi də tanınır).
Sizin dəstəyiniz hər şeyi dəyişə bilər. Yaxşı bir tövsiyə məktubu əlaqənizin arzularına çatmasına kömək edə bilər; pis olan, heç tövsiyə etməməkdən daha pisdir.
Tövsiyə məktubu nədir?
Tövsiyə məktubu insanın işinə, xarakterinə və nailiyyətlərinə bələd olan biri tərəfindən yazılan, onun bacarıq və atributlarının müsbət təsdiqidir. İşə, təcrübəyə, könüllü vəzifələrə, kolleclərə və magistratura proqramlarına müraciət edərkən arayış məktubları lazımdır.
İstinad məktubu oxucunun niyə namizəd seçməli olduğunu və onların müraciət etdikləri fürsətə nəyin uyğun gəldiyini izah edir. Məktublar şəxsi işə qəbul etmək və ya müəssisəyə qəbul üçün nəzərdən keçirən təşkilat tərəfindən tələb oluna bilər və ya iş axtaran və ya ərizəçi tərəfindən təklif oluna bilər.
Tövsiyə məktublarının növləri
Iş yerindən verilən tövsiyə məktubları
Peşəkar tövsiyə məktubu adətən iş tipli şəraitdə öz nailiyyətləri ilə yaxşı tanış olan rəhbər, həmkar, müştəri, müəllim və ya professor tərəfindən yazılır.
Buraya adətən onların vəzifə və öhdəliklərinin təsviri, şirkətdəki müddətləri, bacarıqları, ixtisasları və təşkilata töhfələri daxildir.
Xarakterlə bağlı/Şəxsi Referanslar
Xarakterlə bağlı və ya şəxsi tövsiyə məktubu, onları axtardıqları vəzifəyə yaxşı namizəd edəcək xüsusiyyətləri təsdiq edə bilən ailə dostu, mentoru və ya qonşusu tərəfindən yazıla bilər.1 Bu tip məktub yazıçının onları necə tanıdığını və iş şəraitində müraciət edəcəkləri kimi onların şəxsi xüsusiyyətlərini müzakirə edir.
Akademik tövsiyə məktubları
Akademik arayış müəllim, professor və ya məsləhətçi tərəfindən yazılır. Bu növ arayış namizədin təhsil keçmişini və akademik nailiyyətlərini müzakirə edir.
Məktubu yazmağa razılıq verməzdən əvvəl, bu şəxs üçün müsbət bir istinad məktubu yaza biləcəyinizi hiss etdiyinizə əmin olun. Əgər siz həmin şəxsi yaxşı tanımırsınızsa və ya onun bacarıq və ya bacarıqları barədə yüksək danışa bilməyəcəyinizi düşünmürsünüzsə, tövsiyə sorğusunu rədd etmək yaxşıdır. Tələbdən imtina etdiyiniz zaman qeyri-müəyyən ola bilərsiniz, sadəcə olaraq: “Mən sizə tövsiyə yazmaq üçün ən yaxşı insan olacağımı düşünmürəm”. Mümkünsə, soruşa biləcəyi başqa birini təklif edin.
Məktub üçün məlumatları istəyin
Yaxşı olar ki, həmin şəxslə uzun müddətdir tanış olsanız belə, CV və ya CV-nin surətini xahiş edəsiniz. Onların vurğulamağa layiq olan yeni akkreditasiyası və ya nailiyyətləri ola bilər və siz mümkün qədər çox cari məlumat verməlisiniz. Bu həm də məktubu tərtib edərkən istifadə etmək üçün sizə təlimatlar verməyə kömək edəcək.
Əgər arayış məktubu xüsusi bir iş imkanı üçündürsə, iş elanının surətini də xahiş edin. Eynilə, arayış məktubu müəyyən bir məktəb və ya proqram üçündürsə, məktəb haqqında bəzi məlumatları soruşun. Nə qədər çox məlumatınız varsa, məktubu yazmaq bir o qədər asan olacaq.
Namizəd haqqında məlumat tələb etməklə yanaşı, məktubu necə təqdim etmək barədə sizə lazım olan bütün məlumatları əldə edin. Məktubu kimə göndərməli olduğunuzu, son tarix nə vaxt olduğunu və məktubun hansı formatda olduğunu soruşun. Həmçinin, məktəbin və ya işəgötürənin məktubunuza daxil etməyinizi istədiyi hər hansı detalların olub olmadığını soruşun.
Tövsiyə məktubuna nələr daxil edilməlidir
Namizəd sizə tövsiyyənizi yazmaq üçün bir forma vermədikdə, düzgün işgüzar məktub formatına riayət etmək uyğundur. Bu, məktubun yuxarı hissəsində əlaqə məlumatınızı, tarixinizi və məktubu qəbul edən şəxsin (adətən, işə qəbul meneceri) əlaqə məlumatını ehtiva edir.
Bununla belə, bu məktubu e-poçtla göndərirsinizsə, məktubun yuxarı hissəsində hər hansı əlaqə məlumatı və ya tarixi daxil etməyinizə ehtiyac yoxdur. Bunun əvəzinə e-poçt imzanızdan sonra əlaqə məlumatlarınızı qeyd edin. İstinad e-poçt məktubunda həmçinin namizədin adını, müraciət etdiyi işi (əgər varsa) və məktubun məqsədini sadalayan aydın, qısa mövzu xətti olmalıdır. Məsələn, mövzu sətrində belə ola bilər: “Ad Soyadı üçün tövsiyə – İnsan Resursları üzrə Köməkçi İş”.
Tövsiyə məktubunu necə yazmalı
necə oxunması barədə fikir əldə etmək üçün məktubu yazmazdan əvvəl nəzərə alınmalı olan bəzi ümumi qaydalar bunlardır.
Giriş – Salamlama
örmətli cənab/xanım soyadı” ilə başlayın. Əgər işəgötürənin soyadını bilmirsinizsə, sadəcə olaraq “Hörmətli işə qəbul üzrə menecer” yazın. Əgər namizəd akademik proqrama müraciət edirsə, “Hörmətli Qəbul Komissiyası” yaza bilərsiniz. Əgər siz ümumi məktub yazırsanız, “Aidiyyəti təşkilata\şəxsə” yaza və ya sadəcə birinci abzasdan başlaya bilərsiniz.
Birinci paraqraf
Tövsiyə məktubunun birinci abzasında tövsiyə etdiyiniz şəxslə əlaqəniz, o cümlədən onu necə tanıdığınız, onu nə qədər müddət tanıdığınız və nə üçün onun adından arayış məktubu yazmaq hüququna malik olduğunuz izah edilir. Müraciət etdiyi şirkət, iş, məktəb və ya fürsətin adını daxil etməyinizə əmin olun. Məsələn, “Mən son beş il ərzində XYZ şirkətində James Smith-in supervayzeri olmuşam. Mən onu ABC Şirkətində baş mühasib vəzifəsinə tövsiyə etməkdən məmnunam.”
İkinci paraqraf (və üçüncü və dördüncü)
iyə məktubunun orta paraqraflarında yazdığınız şəxs haqqında, o cümlədən onların nə üçün ixtisaslı olması və nəyə töhfə verə biləcəyinə dair məlumatlar olur. Lazım gələrsə, təfərrüatları təmin etmək üçün birdən çox abzasdan istifadə edin. Konkret olun və bu şəxsin nə üçün uyğun namizəd olduğuna dair nümunələr paylaşın. Mümkünsə, həmin şəxsin vəzifə üçün tələb olunan bacarıqlardan uğurla istifadə etdiyini müşahidə etdiyiniz konkret halları danışın. Xüsusi işə, məktəbə və ya fürsətə aid olan keyfiyyət və bacarıqları təsvir etməyə çalışın. Məsələn, əgər şəxs menecer kimi işə müraciət edirsə, diqqəti insanın liderlik və ünsiyyət bacarıqlarına yönəldin.
Sonuncu paraqraf
Yekun paraqrafda daha çox məlumat verməyi və əlaqə məlumatlarınızı (telefon və e-poçt) daxil etməyi təklif edin, beləliklə, şifahi tövsiyə vermək və ya zəruri hallarda əlavə suallara cavab vermək üçün hazırsınız. Siz həmçinin təkrarlaya bilərsiniz ki, bu şəxsi “hörmətlə” və ya “şərtsiz” tövsiyə edirsiniz.
İmza
Məktubu öz imzanızla, əl yazınızla və ardınca çap etdiyiniz adınızla bitirin. Əgər bu e-poçtdursa, sadəcə olaraq yazılan adınızı, sonra əlaqə məlumatınızı daxil edin.